ישיבת צוות היא הפגישה השבועית או החודשית של המנהלים עם כל העובדים, ויש לה כמה מטרות ברורות שצריכות לשרת את הארגון. אין ספק שזו פגישה חשובה, אך לפעמים היא יכולה לפספס את המטרה עם ניהול לא נכון או תכנון לא מדויק. הינה כמה טיפים שיעזרו לכם להצליח ולהפיק את המיטב מישיבות הצוות.
ישיבת צוות היא אחד הכלים האפקטיביים ביותר בניהול ארגוני מודרני. מדובר באירוע שחוזר על עצמו במרבית העסקים, לעיתים שבועית ולעיתים יומית, הוא נועד לוודא שכל חברי הצוות מסונכרנים, מעודכנים ופועלים בהרמוניה לעבר מטרות משותפות. ישיבות צוות יעילות יכולות להניע תהליכים, לחזק את שיתוף הפעולה ולהגביר מוטיבציה אך מנגד, ישיבות לא ממוקדות עלולות לבזבז זמן יקר ולפגוע בפרודוקטיביות.
מטרות של ישיבת צוות
- פגשו את העובדים – ישיבת הצוות היא הזדמנות מעולה לראות את העובדים, בעיקר אם הארגון פועל במתכונת של עבודה היברידית מהבית והעובדים לא מתראים, או לחלופין אם מדובר בארגון גדול שמעסיק עשרות או מאות עובדים.
- העברת הודעות ומסרים מטעם המנהלים – פגישות שבהן כל עובדי הארגון נוכחים הן האפשרות המושלמת להודיע הודעות ולוודא כי כולם מעודכנים.
- קידום יוזמות ורעיונות חדשים – ישיבה כזו היא הפלטפורמה המתאימה לדיונים, קידום יוזמות חדשות, קביעת דרכי פעולה וקביעת פגישות המשך כדי להניע תהליכים חדשים או קיימים.
- הצפת בעיות ופתרונות – הצפת הבעיות מול כל העובדים תאפשר נוכחות גבוהה של מוחות מוכשרים למציאת פתרונות יצירתיים, תוך שיתוף פעולה בין העובדים.
- פידבק חיובי – זה בדיוק הזמן לפרגן לעובדים על תוצאות מרשימות או הישגים יפים. כאשר מחמיאים לעובד בפורום שכזה הוא ירגיש מוערך וחשוב לארגון.
איך לנהל ישיבת צוות?
ניהול ישיבת צוות אפקטיבית הוא לא רק עניין של סדר יום הוא סוג של אומנות. זה איזון בין הקשבה להובלה, בין מתן ביטוי לדעות שונות לבין שמירה על מסגרת זמן. יש עקרונות שחשוב להקפיד עליהם על מנת לקיים ישיבת צוות איכותית וטובה:
1. קביעת מטרה ברורה - לפני כל ישיבה, על המנהל לשאול את עצמו: מה אני רוצה להשיג מהפגישה הזו? האם מדובר בפתרון בעיה, עדכון שוטף, סיעור מוחות או קבלת החלטות? ככל שהמטרה ברורה יותר הישיבה תהיה ממוקדת יותר.
2. סדר יום מובנה - הכנת סדר יום מראש מאפשרת לכל המשתתפים להגיע מוכנים. רצוי לשלוח את הסדר במייל יומיים מראש, לכלול זמני דיון משוערים ולבקש מהמשתתפים להכין חומרים רלוונטיים מראש.
3. הגדרת תפקידים - בישיבות ארגוניות מומלץ להגדיר תפקידים ברורים: מי מוביל את הדיון, מי רושם את הסיכום, ומי אחראי על מעקב אחר ביצוע החלטות.
4. שמירה על זמן ודינמיקה - המנהל צריך לוודא שהישיבה לא גולשת לנושאים לא רלוונטיים. הקפדה על זמני דיבור, סבבים מתוכננים ותחושת כבוד הדדי מונעים בזבוז זמן ומקדמים דיון ענייני.
רעיונות לישיבת צוות מוצלחת
כדי שהישיבה תזרים השראה ולא תרגיש כמו חובה מתישה, חשוב לגוון את הפורמט, לשלב אלמנטים יצירתיים ולהפוך את המפגש למעניין, מחובר ורלוונטי ניתן לשלב כמה רעיונות יחד:
1. חמש דקות של השראה - תנו לכל עובד בתורו להביא השראה קטע וידאו קצר, סיפור מעניין או תובנה מקצועית. זה מקרב בין העובדים ופותח את הראש.
2. סבב הצלחות - התחילו כל ישיבה בסבב של "הישג השבוע" כל אחד משתף הצלחה קטנה או גדולה. זה יוצר אווירה חיובית ומחזק מוטיבציה.
3. תרגול פתרון בעיות - הציגו דילמה אמיתית שעומדת בפני הצוות או הארגון, ובקשו מכל אחד להציע פתרון מהיר. פעילות כזו מעודדת חשיבה יצירתית ואחריות.
4. שאלת היום - שילוב של שאלה קלילה אך מעוררת שיח (למשל: "מה למדת השבוע?" או "מה הייתה האכזבה הכי מלמדת שלך בפרויקט האחרון?") פותחת שיח אישי ומעמיק.
5. פינה מקצועית - תנו לעובד אחד להציג תחום עניין, כלי טכנולוגי או תובנה מקצועית שלמד השקעה של 10 דקות יכולה להרחיב אופקים לכל הצוות.
ניהול ישיבת צוות
ניהול הישיבה בפועל הוא רגע מבחן למיומנויות התקשורת והמנהיגות של המנהל. הנה מספר כלים שיעזרו לנהל את הישיבה באופן מקצועי:
1. פתיחה חזקה - התחילו את הישיבה בסקירה קצרה של מטרות, סדר יום וציפיות. זה ממקד את האנרגיה ונותן תחושת כיוון.
2. מעקב אחר השתתפות - יש לוודא שכל משתתף מקבל זמן לדבר ולשמוע את קולו. ישיבה טובה היא דו-כיוונית לא הרצאה חד צדדית.
3. התמודדות עם סטיות - כאשר שיחה גולשת לנושאים אחרים, אל תהססו לעצור בעדינות ולהחזיר את הדיון לפסים המקצועיים. תוכלו לרשום בצד נושאים שראוי לדון בהם בזמן אחר.
4. שימוש בכלים דיגיטליים - בעידן של עבודה היברידית, שימוש בכלים כמו לוח וירטואלי, צ'אט בזמן אמת, או מצגת אינטראקטיבית יכול להעצים את המעורבות גם בישיבות מרחוק.
5. סיום מסכם - סיימו כל ישיבה בחזרה על ההחלטות שהתקבלו, באילו תאריכים נבדוק התקדמות, ומי אחראי על כל משימה. שקיפות מביאה לאחריות.
נושאים לדבר עליהם בישיבת צוות
לעיתים מנהלים תוהים מה בכלל נכון לדבר עליו בישיבת צוות – הנה רשימה של נושאים שכדאי לשלב באופן קבוע או סבבי:
עדכונים מהשטח – כל עובד משתף סטטוס על משימותיו.
- אתגרים ופתרונות – איפה נתקענו השבוע, ואיך אפשר לעזור?
- יעדים שבועיים/חודשיים – סקירה ומעקבים.
- פרויקטים חדשים – הזדמנות להכיר יוזמות חדשות ולקבל פידבק.
- למידה מהעבר – סיכום הצלחות וכישלונות ממה שקרה בשבועות הקודמים.
- שיפור תהליכים – דיון פתוח על דרכים לייעל את העבודה.
- תרבות ארגונית – איך נוכל לחזק ערכים כמו שיתוף פעולה, שקיפות ומקצועיות?
טיפים ורעיונות לניהול ישיבת צוות פרודוקטיבית ונכונה
- קביעת מועד קבוע – מועד קבוע יגרום לעובדים להיות מחויבים לפגישה ולארגן את הלו"ז שלהם בהתאם. כך הם יוכלו לדעת תמיד מתי זה קורה ולהתכונן בהתאם.
- קביעת נושאים לדיון – מומלץ לקבוע נושאים מראש לדיון בישיבה. אם נושאים חדשים עולים מומלץ לדבר עליהם באותו הרגע אם הם קצרים, או לקבוע עבורם פגישת המשך מול הגורמים הרלוונטיים כדי לא לגזול מזמנם היקר של שאר העובדים או המנהלים מעבר למתוכנן.
- השאירו זמן לעובדים לדבר – חשוב לשמוע את העובדים, וכדי שזה יקרה צריך לקחת את זה במסגרת תכנון זמן הפגישה. אל תוותרו על זה, משום שזה גורם לפגישות להיות רלוונטיות וחשובות יותר בעיני העובדים.
- עובדים מהבית? המיקום הוא לא מגבלה - היום מקומות רבים מאפשרים עבודה מהבית או עבודה היברידית, ואין צורך לגרור את העובדים למשרד רק בשביל הפגישה הזו. תוכלו לנהל אותה בווידאו או באמצעות חדר ועידה וירטואלי עבור ישיבות, שהוא גם פיצ'ר מגניב ושימושי וגם יסייע לחבר את העובדים שעובדים מהבית אל הישיבות באופן מוחשי יותר.
- הכינו מצגות בהתאם לצורך – מצגת תוכל לשמור עליכם ועל העובדים מפוקסים, והעובדים יוכלו לעבור על הנושאים שעליהם דיברתם אחר כך בהתאם לצורך.
- השתמשו בישיבות כדי לקדם נושאים חברתיים וגיבוש עובדים – נושא לא פחות חשוב מהעבודה עצמה. מומלץ ליזום פעילויות שונות שניתן להעביר גם במסגרת הישיבה, או לכל הפחות לקדם אותן במסגרת הישיבה הזו כדי שהעובדים יידעו שזה קורה והשקיפות מולם בנושא תהיה מלאה.
- שמרו על שקיפות – מומלץ לדבר בשקיפות מלאה על כל נושא במסגרת הישיבות הללו. השקיפות מעלה את האמון בין העובדים להנהלה, דבר שחשוב מאוד להקפיד עליו בכל ארגון שהוא.
- בקשו פידבק סיום – לאחר סיום הישיבה, בקשו פידבק מהעובדים. מה ניתן לשפר? האם זה היה ארוך מהנחוץ? האם יש נושאים שלא צריך לדון בהם במסגרת הישיבה? שאלו את השאלות האלו ותוכלו להתייעל ולהשתפר להבא. ניתן לעשות זאת באמצעות מייל, טופס בגוגל או במערכת ניהול משימות או כל כלי אחר שתבחרו.
- לא למשוך זמן – אם קבעתם זמן מסוים לישיבה, עמדו בו. חשוב לשלב מראש זמן לבלת"מים בסוף, ולא להאריך מעבר לזמן שנקבע בלו"ז.
- בחירת שעה בחוכמה – מומלץ לקבוע את הישיבה בשעות אחר הצהריים אך לא מיד לאחר ארוחת הצהריים. בבוקר העובדים אפקטיביים יותר וכדאי לשמור את הזמן הזה לביצוע משימות שוטפות, ובסמוך למועד ארוחת הצהריים רמת האפקטיביות והריכוז יורדת. בחרו בשעת אחר הצהריים אך לא מאוחר מדי, וכך תרוויחו את השעות החזקות של העובדים בבוקר.
איך להכין סיכום לישיבת צוות
הסיכום הוא הגשר שבין הדיבורים לפעולה. בלי סיכום מסודר – החלטות נשכחות, התחייבויות מתפוגגות, והישיבה מאבדת מהשפעתה. כך תכינו סיכום אפקטיבי:
1. רשמו תוך כדי - אל תחכו לסיום הישיבה. דווקא במהלך הדיון, שהדברים נאמרים בזמן אמת, חשוב לתעד את הנקודות המרכזיות בצורה תמציתית אך מדויקת. התמקדו בהחלטות שהתקבלו, שמות של משתתפים שהתנדבו או קיבלו משימות, מועדים לביצוע, הערות חשובות, והתנגדויות או הסתייגויות שעלו.
2. פורמט אחיד - אחידות יוצרת סדר ובהירות. השתמשו בתבנית קבועה לסיכומים, כדי שכל העובדים יתרגלו לקרוא ולהתעדכן בה במהירות. הפורמט המומלץ:
| נושא | תיאור קצר | החלטה שהתקבלה | אחראי לביצוע | תאריך יעד |
אפשר גם להוסיף שדה אופציונלי ל"הערות נוספות" עבור נקודות פתוחות הדורשות מעקב.
3. שליחה מיידית - הזמן קריטי סיכום שנשלח מהר משאיר את הישיבה חיה בתודעה. מומלץ לשלוח את הסיכום לכל המשתתפים (ולצוותים הרלוונטיים שלא נכחו) בתוך 24 שעות. ניתן להפיץ אותו דרך מייל, קבוצת וואטסאפ פנימית, או כחלק אינטגרלי מתוך מערכת ניהול המשימות של הארגון .
4. מעקב ישיבות קודמות - סיכום טוב לא עומד לבד, הוא חלק משרשרת. בכל ישיבה, חשוב לחזור על מספר החלטות עיקריות מהפגישה הקודמת ולבדוק מה התקדם, מה הושלם ומה דורש המשך טיפול. ניתן לצרף טבלה נפרדת בסוף הסיכום, או לסמן החלטות ישנות שהתעדכנו. המעקב הזה יוצר אחריות אישית, משדר רצינות.
5. שמירה בענן - מומלץ לשמור את כל סיכומי הישיבות במקום מרכזי, מסודר ונגיש – למשל בתיקייה שיתופית בענן (Google Drive, Dropbox), בתוך מערכת CRM או בממשק ניהול ידע ארגוני. כך כל חבר צוות יכול לחזור בקלות להחלטות, גם שבועות או חודשים לאחר מכן.
לסיכום
ישיבת צוות היא לא רק עוד פגישה ביומן היא מנוע ארגוני שמניע קדימה. כאשר מתכננים ומנהלים אותה נכון, היא יוצרת שקיפות, חוסכת טעויות, ומביאה לתוצאות. אם אתם נפגשים מסביב לשולחן או מתחברים דרך חדר ועידה וירטואלי, שלוחה טלפונית או VOIP הכלים קיימים, אך ההבדל טמון בגישה.
ישיבות צוות הן כלי חשוב עבור מנהלים, וחשוב להשתמש בהן נכון כדי להפיק מהן את המיטב. הקפידו על ענייניות בפגישה, אל תתנו לה להתארך מעבר למתוכנן והקפידו להשאיר זמן להקשיב לעובדים שלכם. כך הישיבה תניב תוצאות וגם תמריץ את העובדים ותעלה את המורל הפנים ארגוני.
