שירותי פקס: כיצד הוא עשוי להקל על העסק שלכם?
השימוש בו אומנם הצטמצם במעט, אבל עדיין תמצאו את שירותי הפקס חיים ופעילים. לאור הכניסה המתמדת והנמשכת של פתרונות תקשורת חדשים ומרשימים, כמו רישות חברתי או מסרים מידיים, העובדה שעסקים משתמשים בפקס אומרת דבר אחד באופן חד משמעי: יש לו עדיין תועלות רבות. יש לפקס כיום גם גרסאות חדשות, אשר מזניקות אותו קדימה לעולם המודרני הממוחשב. כיצד הוא עשוי להקל על העסק שלכם? ומה עוד חשוב ומעניין לדעת בהקשר זה? זו היא סקירה קצרה, אשר תענה של שאלות אלה.
מהי הדרך הנוחה ביותר לשלוח פקס כיום?
ככלל, באמצעות מרכזייה לעסקים ניתן לבצע את רוב פעולות התקשורת שדרושות לעסקים, בצורה הקלה והנוחה ביותר, כולל שירותי פקס. ניתן כיום לשלוח פקס למייל (“פקס טו מייל") או לקבל הודעות פקס אל המייל שלכם. כל אלה, מפשטים את נושא הפקס ומעבירים אותו לפורמט נוח יותר לשימוש ויותר גמיש. בכך גם תקטינו את התלות במכשירי הפקס ובקווי הטלפון. מה נוח לכם יותר לנהל? מכתבים פיזיים או קבצים דיגיטליים? התשובה ברורה. שיפור דומה תחוו אם תעברו מפקסים רגילים ל"פקס וירטואלי”.
מה אומר החוק בנושא הפקס?
במהלך שנת 2019, נכנס לתוקף חוק הפנייה לגופים ציבוריים באמצעי קשר דיגיטליים, ונועד למנוע מגופים ממשלתיים להשאיר את אמצעי הקשר שלהם עם הציבור בדרך של פקס בלבד. על גופים אלו להציע פנייה באמצעות מייל, כדי להימנע מדרך התקשרות מיושנת וכזו שמעודדת איטיות וטרטור. זאת גם כדי לאפשר לדור הצעיר שלא משתמש יותר בפקס לפנות לגופים אלו בדרך מהירה ונוחה – האימייל. בדיוק בגלל זה שירות זה יכול מאוד לעזור כדי להפגיש בין שני העולמות ולהתאים גם לגופים עצמם וגם ללקוחות. שירות כזה מתאים גם לעסקים שנהגו לעבוד באמצעות הפקס, ומעוניינים להנגיש את הדרך הזו ללקוחות שלהם תוך התאמה לתהליכים העסקיים שלהם.
פקס וירטואלי - מה זה אומר?
מכשיר פקס פיזי מחובר באופן לקו טלפון רגיל והוא מפיק פקסים נכנסים בצורת הדפסה על נייר. בשונה ממנו, פקס וירטואלי עושה הכל באופן ממוחשב, ללא צורך בתשתית פיזית כזו. הפקס מנוהל כשירות ענן והוא מועבר ומתקבל כקובץ דיגיטלי.
כיצד שירות זה יכול להקל על העסק שלך?
שירותים אלה יסייעו לכם בין השאר תודות ליתרונות הבאים:
- אמינות ופשטות – האם הפקס הגיע? האם המכשיר מחובר בכלל לשקע הטלפון? האם הוא דלוק? אולי נגמר הנייר? שימוש באימייל בהקשר פקס ובכלל, מפשט את העניינים ומשפר את האמינות.
- איחוד מערכות - במקום פתרון נפרד לפקס ופתרונות נפרדים לשאר התקשורת, ניתן לתת לכל אלה מענה מרכזי ואחיד, במסגרת שירות מרכזיה בענן.
- חיסכון במשאבים – שירות כזה גם יחסוך מכם את הצורך לרכוש ולתחזק את כל הדרוש כדי לשלוח פקס באופן הישן. כלומר, מכשירי פקס, טונר ונייר עבורם ואף שרת פקס.
- נוחות ניהול – פקס שמועבר באופן כזה גם נוח יותר לניהול, מבחינות רבות. פרטי המשלוחים וקבלתם מתועדים היטב וקלים לצפייה. בהיבט האבטחה, ניתן להצפין את התקשורת כשם שמצפינים תעבורת שירותי ענן בכלל.
- שיפור חוויית הלקוח – שיפור חווית לקוח מתבטא בין השאר בקלות שבה ניתן לעשות כל דבר. כאשר אתם שולחים ומקבלים פקסים בדרכים מתקדמות, מצטמצם זמן ההמתנה של הלקוח לפקס כזה ולכל תהליך עסקי שבו הוא משולב. תארו לעצמכם למשל את הסיטואציה הבאה: לקוח מתקשר ומציין שמידע חשוב שביקש לא הגיע אליו בדואר הרגיל, ככל הנראה כתוצאה מתקלה. תוך כדי שיחה עם הלקוח, שואלים אם ירצה לקבל זאת מיידית בפקס ולאחר אישורו, שולחים לו את המסמך. תוכלו לעדכן אותו באותה שיחה ממש, בתוך שניות, שהמסמך נשלח. הוא יוכל מייד לבדוק אצלו באימייל או במכשיר הפקס, שזה אכן מגיע. כלומר, בשיחה אחת, הלקוח העלה נקודה שמטרידה אותו וקיבל מיידית פתרון. לכך אפשר להוסיף את העובדה שמכשיר פקס רגיל בצד הלקוח, מוציא את הדפים כשהם כבר מודפסים ובכך מוסיף ומקצר עבורו את התהליך ומקל עליו.
שליחת פקס מהמחשב?
ניתן בנוסף גם לשלוח שליחת פקס דרך המחשב הכן את המסמך שלך: ודא שהמסמך שלך מוכן, בין אם זה נייר פיזי או קובץ דיגיטלי.
בחר שיטה:
מכשיר פקס מסורתי: טען את המסמך שלך במכשיר, חייג את מספר הפקס של הנמען ולחץ על "שלח". המתן לאישור שהפקס נשלח בהצלחה.
שירות פקס מקוון: העלה את המסמך שלך, הזן את מספר הפקס של הנמען ושלח אותו בצורה דיגיטלית.
פקס באמצעות דואר אלקטרוני: שירותים מסוימים מאפשרים לך לשלוח פקסים באמצעות דואר אלקטרוני. צרף את המסמך שלך, הזן את מספר הפקס של הנמען ואחריו את הדומיין של השירות (לדוגמה, [email protected]), ושלח.
אשר מסירה: בדוק אם יש הודעת אישור או קבלה כדי לוודא שהפקס שלך נשלח בהצלחה.
תהליך זה פשוט, בין אם אתה משתמש בשיטות מסורתיות או בשירותים דיגיטליים מודרניים.
לסיכום
שירותים אלו הם שירותים שימושיים ביותר. רוצים לדעת כיצד אתם יכולים לנצל אותם בצורה מיטבית? פנו ל-Voicenter לקבלת מידע נוסף והזניקו את הפקס שלכם (ולא רק אותו) אל העתיד.
